نیازسنجی و چالشهای کارفرما
با توجه به فعالیت بیش از ۳۵۰۰ نفر پرسنل در سایتهای مختلف سازمان و تنوع مسیرهای تردد، کارفرما نیازمند یک سامانه متمرکز برای ثبت، کنترل و مدیریت دقیق ورود و خروج پرسنل بود. این سامانه باید امکان تعریف ناحیههای مجاز، تفکیک انواع تردد و ایجاد نظم و امنیت بیشتر را فراهم میکرد.
از دیگر نیازهای کلیدی کارفرما، ارسال آنلاین اطلاعات تردد پرسنل به سامانه SAP بود. این یکپارچگی میبایست بهگونهای پیادهسازی شود که اطلاعات تردد بدون خطا و تاخیر، در اختیار سیستم منابع انسانی و مالی قرار گیرد.
کارفرما نیاز داشت فرآیند رزرو و تحویل غذا برای پرسنل و مهمانان مجاز، بهصورت مکانیزه و یکپارچه مدیریت شود، سهمیهها و دسترسیها را کنترل و گزارشهای مصرف را دقیق ارائه دهد.
با توجه به تردد بالای خودروهای شخصی و سازمانی در محوطه مجموعه، مدیریت پارکینگ و کنترل تردد خودرویی یکی از چالشهای اصلی کارفرما بود. سامانه باید تردد خودروهای شخصی و سازمانی را با پلاکخوان ثبت و بر ورود و خروج آنها نظارت دقیقی داشته باشد تا امنیت افزایش یابد و از ازدحام جلوگیری شود. یکی دیگر از نیازهای مهم پروژه، تردد سرویسهای ایاب و ذهاب پرسنل بهصورت خودکار ثبت شود.
در نهایت، کارفرما نیازمند گزارشهای جامع، دقیق و قابل تحلیل از تمامی فرآیندهای تردد انسانی و خودرویی بود. این گزارشها میبایست امکان تصمیمگیری آگاهانه، بهبود فرآیندها و برنامهریزیهای آتی را برای مدیران ارشد و واحدهای مرتبط فراهم کند. ایجاد یک پایگاه داده یکپارچه و قابل اتکا، از الزامات اساسی این پروژه به شمار میرفت.
راهکار نرمافزاری و سختافزاری ارائه شده
برای پاسخ به نیاز کنترل و ثبت دقیق ورود و خروج پرسنل، سامانه پادیس بهعنوان هسته مرکزی پروژه نصب و راهاندازی شد. این سامانه امکان تعریف نواحی مجاز، تفکیک ترددهای حضوری از عملیاتی و مدیریت گروهی تصاویر پرسنل را فراهم کرد و ترددها بهصورت متمرکز در یک پایگاه داده یکپارچه ثبت شدند.
در بخش خودرویی، دوربینهای پلاکخوان و کنترلرهای راهبند نصب شدند تا تردد خودروهای شخصی و سازمانی ثبت و نظارت دقیقی بر ورود و خروج آنها انجام گیرد. این راهکار باعث افزایش امنیت، کاهش ازدحام و مدیریت هوشمند پارکینگ سازمان شد.
سامانه پادیس بهگونهای پیادهسازی شد که تردد سرویسهای ایاب و ذهاب پرسنل بهصورت خودکار ثبت و گزارشهای زمانبندی در اختیار مدیران قرار گیرد. این راهکار موجب بهبود مدیریت و افزایش بهرهوری سازمان گردید.
ماژول سلف سامانه فعال شد تا رزرو و تحویل غذا برای پرسنل و مهمانان مجاز بهصورت مکانیزه و یکپارچه انجام شود. کنترل سهمیهها، جلوگیری از سوءاستفاده و ارائه گزارشهای دقیق از مصرف غذا، به بهبود تجربه پرسنل و بهینهسازی فرآیندهای رفاهی کمک کرد.
ماژول مراجعین در سامانه فعال شد تا ورود و خروج مهمانان و مراجعین با دقت ثبت شده و امکان مدیریت و پیگیری حضور آنها فراهم شود. این راهکار موجب افزایش نظم، امنیت و یکپارچگی دادههای مربوط به تمامی افراد حاضر در سازمان شد.
ایده خلاقانه و دستاورد فنی
در مرحله استقرار، تصاویر پرسنل بهصورت گروهی دریافت و با در نظر گرفتن ناحیههای مجاز تردد، بهصورت همزمان روی دستگاههای تشخیص چهره ارسال شد. این فرآیند موجب افزایش سرعت راهاندازی و کاهش خطای انسانی در تعریف کاربران گردید.
همچنین تشخیص پلاک خودروهای سرویس سازمانی پیادهسازی شد تا زمانهای ورود و خروج سرویسها بهصورت دقیق ثبت و امکان گزارشگیری مدیریتی فراهم شود. اطلاعات تردد پرسنل نیز به سامانه SAP ارسال گردید تا هماهنگی کامل میان سیستمهای منابع انسانی و کنترل تردد برقرار شود.
یکی از چالشها و در عین حال نقاط قوت این پروژه، تفکیک تردد حضور و غیاب از ترددهای بینسازمانی بود. این موضوع از طریق تعریف نوع کاربری برای هر دستگاه کنترل تردد اجرا شد، بهگونهای که دادههای ثبتشده متناسب با هدف هر نقطه تردد پردازش شوند. این رویکرد از بروز تداخل در گزارشها جلوگیری کرده و دقت اطلاعات را بهطور محسوسی افزایش داد.
